Privacy verklaring Huttenbouw Zwaag

Laatst bijgewerkt: 26 maart 2026

Huttenbouw Zwaag, georganiseerd door Jeugdraad Zwaag, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten jij als ouder, verzorger, deelnemer of bezoeker hebt.

Organisatie: Jeugdraad Zwaag
Evenement: Huttenbouw Zwaag
Locatie: Wijkpark Bangaerde 1, 1689 BH, Zwaag
E-mail: info@huttenbouwzwaag.nl

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Jeugdraad Zwaag is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

• ouders en verzorgers van deelnemers;
• deelnemende kinderen;
• vrijwilligers en geïnteresseerden;
• bezoekers van onze website;
• personen die contact met ons opnemen per e-mail, formulier of anderszins.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het doel kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens van het deelnemende kind, zoals naam, leeftijd, schoolgroep of klas;
• contactgegevens voor noodgevallen;
• betaalgegevens of betaalstatus;
• informatie die nodig is voor deelname aan activiteiten, zoals zwemdiploma-indicatie;
• eventuele bijzonderheden die door ouders/verzorgers zelf aan ons worden doorgegeven en noodzakelijk zijn voor een veilige deelname.

Als ouders/verzorgers medische bijzonderheden, allergieën of andere gezondheidsinformatie met ons delen, verwerken wij deze uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de veiligheid en begeleiding van het kind tijdens het evenement.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het behandelen van inschrijvingen en het organiseren van deelname aan Huttenbouw Zwaag;
• het onderhouden van contact met ouders/verzorgers en deelnemers;
• het kunnen bereiken van ouders/verzorgers in geval van nood;
• het verwerken van betalingen en de administratie daarvan;
• het waarborgen van een veilig en ordelijk verloop van het evenement;
• het informeren over praktische zaken rondom de huttenbouwweek;
• het maken en publiceren van sfeerimpressies, foto’s en video’s, voor zover daarvoor een geldige grondslag aanwezig is;
• het verbeteren, beveiligen en technisch laten functioneren van onze website en online formulieren;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals:

• de uitvoering van de inschrijving en deelname aan het evenement;
• toestemming van de ouder/verzorger, bijvoorbeeld waar dat nodig is voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal of voor gegevens die niet op een andere grondslag kunnen worden verwerkt;
• een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor organisatie, veiligheid, communicatie en beperkte verslaglegging;
• een wettelijke verplichting.

6. Foto’s en video’s

Tijdens Huttenbouw Zwaag kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor sfeerimpressies, verslaglegging en promotie van het evenement. Wanneer deelnemers of bezoekers herkenbaar in beeld komen, verwerken wij dit beeldmateriaal in overeenstemming met de privacywetgeving.

Voor zover toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf aan de ouder/verzorger via het inschrijfformulier of op een andere duidelijke wijze. Indien een ouder/verzorger eerder gegeven toestemming wil intrekken, kan daarvoor contact worden opgenomen via info@huttenbouwzwaag.nl. Wij zullen dan beoordelen wat redelijkerwijs nog mogelijk is, bijvoorbeeld voor toekomstige publicaties. Reeds gedrukt of reeds verspreid materiaal kan mogelijk niet meer worden aangepast.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• inschrijf- en contactgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor deelname, afhandeling en redelijke nazorg rondom het evenement;
• administratieve en betaalgegevens bewaren wij zolang de wet dat van ons verlangt;
• gegevens over toestemming en privacyvoorkeuren bewaren wij zolang dat nodig is om aan te tonen welke keuzes zijn gemaakt;
• beeldmateriaal bewaren wij alleen zolang dat passend is voor verslaglegging, promotie en archiefdoeleinden, waarbij wij periodiek beoordelen of bewaring nog noodzakelijk en proportioneel is.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Wel kunnen wij persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen bij de uitvoering van onze dienstverlening of organisatie, voor zover dat noodzakelijk is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• hosting- of websiteleveranciers;
• e-mail- en communicatieproviders;
• betaaldienstverleners;
• softwareleveranciers voor inschrijvingen of administratie;
• partijen die ons technisch ondersteunen bij de website of online omgeving.

Als dergelijke partijen persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken wij waar nodig afspraken met hen om persoonsgegevens goed te beschermen.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als dit noodzakelijk is ter bescherming van vitale belangen of veiligheid.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

10. Rechten van betrokkenen

Je hebt het recht om, voor zover de wet daarin voorziet:

• inzage te vragen in persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• in bepaalde gevallen gegevens over te laten dragen.

Gaat het om persoonsgegevens van een kind jonger dan 16 jaar, dan kan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger deze rechten namens het kind uitoefenen, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Een verzoek kan worden ingediend via info@huttenbouwzwaag.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

11. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via info@huttenbouwzwaag.nl. Komen wij er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Website, formulieren en cookies

Bij gebruik van onze website kunnen technische en functionele cookies worden geplaatst die nodig zijn voor het goed functioneren van de website. Als wij analytische of andere niet-noodzakelijke cookies gebruiken, informeren wij bezoekers daarover op passende wijze en vragen wij waar nodig toestemming.

Online formulieren en de website kunnen technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsergegevens, datum en tijd van verzending, voor beveiliging, werking en beheer van de website.

13. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van andere organisaties. Wij raden aan om ook de privacyverklaringen van die websites te lezen.

14. Wijzigingen

Wij mogen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie publiceren wij op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij dat, voor zover passend, extra kenbaar maken.